Incentive reizen – motiveren en inspireren

Terug naar vorige pagina …

Algemene Voorwaarden

pdf icon
Algemene Voorwaarden Binnen-en Buitenlandse Arrangementen (geldig vanaf januari 2009)
 
1. Definities

Pro Incentive Travel B.V. is de gebruiker van deze algemene voorwaarden en wordt verder aangeduid als Pro Incentive.
Onder opdrachtgever wordt de contractpartij van Pro Incentive verstaan.
De opdracht behelst de overeenkomst tussen de opdrachtgever en Pro Incentive, waarbij Pro Incentive zich verbindt diensten te verlenen op het gebied van reizen in de ruimste zin des woords.
Onder arrangement wordt verstaan het geheel van de werkzaamheden dat Pro Incentive blijkens de overeenkomst, voor de opdrachtgever moet verrichten.
Tenzij anders vermeld, wordt onder prijs de pakketprijs verstaan. De pakketprijs is de prijs verschuldigd voor het arrangement als geheel.
Indien geen pakket is aangeboden, wordt onder prijs verstaan het totaal van de in de overeenkomst gespecificeerde prijzen van de onderdelen, waaruit het arrangement is opgebouwd.
 
2. Werkwijze
Alle aanbiedingen van Pro Incentive, in welke vorm dan ook, zijn vrijblijvend en kosteloos, tenzij anders overeengekomen.
Indien Pro Incentive, in verband met het aanbrengen van wijzingen in uitgebrachte offertes, extra werkzaamheden moet verrichten, dan heeft Pro Incentive het recht deze werkzaamheden aan de opdrachtgever in rekening te brengen.
Wijzigingen in de oorspronkelijke offerte, van welke aard ook, die door of namens de opdrachtgever aangebracht worden, die hogere kosten met zich meebrengen dan waarop bij de prijsopgave kon worden gerekend, worden aan de opdrachtgever in rekening gebracht.
Indien een inspectiereis gemaakt wordt, berekent Pro Incentive de netto kosten, zonder opslag, door aan de opdrachtgever. In geval van annulering dienen de begeleidingskosten voor de begeleidend projectmanager, complementary tickets, kamers etc. te worden voldaan.
 
3. Tarief
Tenzij anders vermeld, is het tarief per persoon in Euro’s en exclusief BTW.
Het tarief wordt vermeld in de opdrachtbevestiging, of indien dit niet mogelijk is, op een later tijdstip vastgesteld op basis van het in de overeenkomst, en eventuele latere tussen partijen gewisselde correspondentie, omschreven arrangement. Bij vaststelling van het tarief op een tijdstip na de opdrachtbevestiging wordt deze vaststelling schriftelijk vastgelegd.
De opdrachtgever dient bij buitenlandse arrangementen het definitieve aantal deelnemers 8 weken voor vertrek aan Pro Incentive mede te delen. Indien het definitieve aantal deelnemers verschilt van het in de opdrachtbevestiging genoemde aantal, wordt het tarief aangepast.
De opdrachtgever dient bij binnenlandse arrangementen uiterlijk 14 dagen voor de uitvoering van het arrangement het definitieve aantal deelnemers op te geven. Indien dit aantal afwijkt van het aantal genoemd in de opdrachtbevestiging, behoudt Pro Incentive zich het recht voor de tarieven aan te passen.
Een geringer aantal definitieve deelnemers kan slechts dan tot verlaging van de prijs leiden, indien het feit dat er minder deelnemers zijn inderdaad kostendrukkend is.
De opdrachtgever is aan Pro Incentive, ook in geval het arrangement geheel of gedeeltelijk wordt geannuleerd, wegens organisatie kosten een bedrag van tenminste 15% van het tarief verschuldigd. Dit tarief komt bovenop de geldende annuleringskosten (zie artikel 9).
Niet inbegrepen in de kosten van het arrangement zijn consumpties; de kosten van het aantal genoten consumpties worden achteraf in rekening gebracht, hierover wordt 5% administratiekosten geheven.
 
4. Betaling
Binnen 14 dagen nadat de opdrachtgever voor akkoord heeft ondertekend, dient 25% van de reissom aan Pro Incentive te zijn voldaan. Uiterlijk vier maanden voor de datum waarop het arrangement aanvangt, dient 50% van het tarief aan Pro Incentive te zijn voldaan. Uiterlijk twee maanden voor de datum waarop het arrangement aanvangt, dient 100% van het tarief aan Pro Incentive te zijn voldaan. Pro Incentive behoudt zich het recht voor af te wijken van bovenstaande aanbetalingen, indien leveranciers bij reservering een hogere betaling verlangen. Pro Incentive zal de opdrachtgever hierover tijdig informeren. Tenzij anders overeengekomen dient betaling te geschieden door middel van storting of overmaking op een door Pro Incentive aangewezen bank- of girorekening.
Na afloop van het arrangement stuurt Por Incentive indien van toepassing aan de opdrachtgever een eindfactuur. Deze factuur dient binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan. Deze eindfactuur is gebaseerd op de valutakoers(en), geldend op het moment van betalingen als bedoelt onder artikel 4a, b en c van de eindfactuur. Deze valutakoers(en) kan afwijken van die waarvan in de opdrachtbevestiging werd uitgegaan.
Indien tijdens de uitvoering van het arrangement onvoorziene uitgaven noodzakelijk zijn, zullen deze, behoudens noodgevallen, slechts worden gedaan na overleg met de opdrachtgever. Deze uitgaven voldoet de opdrachtgever ter plaatse, of op een later tijdstip na ontvangst van een factuur.
 
5. Wijzigingen in het arrangement
Indien Pro Incentive tijdens de uitvoering van het arrangement op verzoek van de opdrachtgever wijzigingen in (onderdelen van) het arrangement aanbrengt, worden er, voor zover mogelijk, geen extra kosten in rekening gebracht. De meerkosten die, in verband met dergelijke wijzigingen, worden gemaakt door (door Pro Incentive ingeschakelde) derden die met de uitvoering van (een deel van) het arrangement belast zijn, worden echter doorberekend.
 
6. Reisdocumenten, verzekeringen
De deelnemers dienen in het bezit te zijn van geldige reisdocumenten (paspoort, visa, etc) en voorzien te zijn van een reisverzekering en de vereiste inentingen. Voor inentingen dienen alle deelnemers met hun eigen huisarts en GG & GD contact op te nemen. Pro Incentive is niet aansprakelijk indien blijkt dat aan deze vereisten niet is voldaan.
Indien de opdrachtgever dit wenst, kan Pro Incentive voor (een deel van) alle deelnemers een reisverzekering afsluiten. De afwikkeling van een eventuele schadeclaim dient steeds rechtstreeks met de verzekeraar te geschieden.
Indien de opdrachtgever dit wenst, kan Pro Incentive voor de reis een annuleringsverzekering afsluiten. De afwikkeling van een eventuele schadeclaim dient steeds rechtstreeks met de verzekeraar te geschieden. Restitutie van (een deel van) de reissom zal via Pro Incentive geschieden.
Indien de opdrachtgever dit wenst kan Pro Incentive voor een evenement een evenementenverzekering afsluiten. Deze verzekering dekt het annuleren of niet doorgaan van het evenement door oorzaken zoals omschreven in de voorwaarden van de verzekeringgever. Deze voorwaarden worden op aanvraag verstrekt.
De deelnemers die reizen naar de U.S.A. en/of Canada dienen daarenboven een reisverzekering alsmede een aansprakelijkheidsverzekering voor particulieren met een verzekerd bedrag van tenminste € 500.000,- per gebeurtenis te hebben afgesloten.
 
7. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid voor schade waartegen de opdrachtgever of de deelnemer is verzekerd alsmede aansprakelijkheid voor schade die de deelnemer lijdt in het kader van de uitoefening van een beroep of bedrijf wordt uitgesloten.
Pro Incentive is niet verantwoordelijk voor eventuele toezeggingen van haar personeel of derden, waarbij wordt afgeweken van de in deze voorwaarden vermelde condities, tenzij deze schriftelijk door Pro Incentive worden bevestigd.
Indien Pro Incentive toerekenbaar tekort schiet en de deelnemers daardoor schade lijdt, is de aansprakelijkheid van Pro Incentive beperkt maximaal 25% van de gefactureerde diensten.
Indien de opdrachtgever of deelnemer(s) de aanwijzingen van Pro Incentive, of van door haar bij de uitvoering van het arrangement ingeschakelde derden, niet opvolgt, is Pro Incentive niet aansprakelijk voor daaruit voortvloeiende schade.
Ieder aansprakelijkheid van Pro Incentive, van welke aard en uit welke hoofde dan ook, vervalt indien de opdrachtgever niet binnen 10 dagen na het einde van het arrangement Pro Incentive schriftelijk aansprakelijk heeft gesteld.
 
7 a. Aansprakelijkheid en overmacht
De reisorganisator verplicht zich tot uitvoering van de overeenkomst overeenkomstig de verwachtingen die de reiziger op grond van de overeenkomst redelijkerwijs mocht hebben.
Indien de reis niet verloopt overeenkomstig de bedoelde verwachtingen, is de reiziger verplicht daarvan zo spoedig mogelijk mededeling te doen aan – in deze volgorde- de betrokken dienstverlener, de reisleiding of, als deze niet aanwezig of bereikbaar is, de reisorganisator. Indien de tekortkoming niet wordt opgeheven en afbreuk doet aan de kwaliteit van de reis moet deze in ieder geval onverwijld worden gemeld bij de reisorganisator.
Indien de reis niet verloopt overeenkomstig de eerder bedoelde verwachtingen, is de reisorganisator verplicht de eventuele schade van de reiziger te vergoeden, tenzij de tekortkoming in de nakoming niet aan de reisorganisator is toe te rekenen noch aan de persoon van wiens hulp hij bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik maakt, omdat:
a. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst is toe te rekenen aan de reiziger; of
b. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst niet kon worden voorzien of niet kon worden opgeheven en toe te rekenen is aan een derde die niet bij de levering van de in de reis begrepen diensten is betrokken; of
c. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan een gebeurtenis die de reisorganisator of degene van wiens hulp hij bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik maakt, met in achtneming van alle mogelijke zorgvuldigheid niet kon voorzien of verhelpen; of
d. de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst te wijten is aan overmacht als bedoeld in lid 4 van dit artikel.
Onder overmacht worden verstaan abnormale en onvoorzienbare omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich er op beroept en waarvan de
 
8. Verzuim
Bij overschrijding van enige betalingstermijn als bedoeld in artikel 4 is de opdrachtgever in verzuim, en behoudt Pro Incentive zich het recht om een rente betaling te vragen aan de opdrachtgever over het verschuldigde bedrag, te weten 4% per maand over de eerste maand waarin de betaling uit blijft en 4% per maand over de volgende maanden, zulks tot aan de dag der algehele voldoening.
Indien de opdrachtgever in verzuim is als bedoeld in artikel 8a, heeft Pro Incentive het recht de uitvoering van het arrangement, daaronder begrepen de voorbereidende werkzaamheden, op te schorten.
In gevallen dat de opdrachtgever:
in staat van faillissement wordt verklaard, tot boedelafstand overgaat, een verzoek tot surséance van betaling indient, dan wel beslag op het geheel of een gedeelte van zijn eigendom krijgt gelegd; komt te overlijden of onder curatele wordt gesteld; enige uit kracht der Wet of deze condities op hem rustende verplichting niet nakomt; overgaat tot staking of overdracht van zijn bedrijf of een belangrijk gedeelte daarvan, daaronder begrepen de inbreng van zijn vennootschap in een op te richten of reeds bestaande vennootschap, dan wel overgaat tot wijziging in de doelstelling van zijn bedrijf;
heeft Pro Incentive door het enkel plaatsgrijpen van een der gemelde omstandigheden het recht hetzij de overeenkomst als ontbonden te beschouwen zonder dat enige ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst vereist zal zijn en enig bedrag verschuldigd door de wederpartij op grond van de door Pro Incentive verrichte leveringen terstond en zonder dat enige ingebrekestelling nodig is in zijn geheel op te eisen, alles onverminderd het recht van Pro Incentive op vergoeding van kosten, schaden en interesten.
 
9. Annulering
De annuleringskosten zijn, indien niet anders vermeld (zie artikel 11a) als volgt:
annulering langer dan 4 maanden voor vertrek: 35% van het tarief als vastgesteld volgens artikel 3
annulering vanaf 4 maanden tot 2 maanden voor vertrek: 50% van het tarief als vastgesteld volgens artikel 3
annulering vanaf 2 maanden tot 14 dagen voor vertrek: 75% van het tarief als vastgesteld volgens artikel 3
annulering vanaf 14 dagen voor vertrek: 100% van het tarief als vastgesteld volgens artikel 3
In geval van annulering dienen tevens de in artikel 2e bedoelde begeleidingskosten voor de begeleidend projectmanager, complementary tickets, kamers etc. te worden voldaan.
Bij een gedeeltelijke annulering heeft Pro Incentive het recht, met terzijdestelling van de onder artikel 9 a en b omschreven annuleringsregeling en ongeacht het tijdstip van annulering, de kosten en schade die de door haar ingeschakelde derden door de gedeeltelijke annulering lijden, en andere werkelijke schade en kosten, volledig aan de opdrachtgever in rekening te brengen. Onder een gedeeltelijke annulering wordt verstaan ieder verlaging van het aantal deelnemers in vergelijking met het aantal genoemd in de opdrachtbevestiging.
Zoals in artikel 6c kan Pro Incentive voor de opdrachtgever een annuleringsverzekering afsluiten (zie artikel 6c).
Uiteraard geldt een uitbetaling door de verzekeringsmaatschappij indien u aan de voorwaarden voldoet.
Indien de prijs binnen drie maanden na het sluiten van de overeenkomst wordt verhoogd is de opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst met Pro Incentive te ontbinden. Binnen twee weken voor vertrek zal Pro Incentive de prijs niet verhogen.
 
10. Vervoer
Per arrangement verstrekt Pro Incentive de condities van de reisduur en luchtvaartmaatschappij.
 
11. Algemene voorwaarden van derden
In voorkomende gevallen zijn, naast de algemene voorwaarden van Pro Incentive, tevens de voorwaarden van onze toeleveranciers van toepassing. Indien de voorwaarden van onze toeleveranciers afwijken van de algemene voorwaarden van Pro Incentive, wordt hiervan vooraf schriftelijk melding gemaakt.
 
12. Niet toerekenbare tekortkoming in de nakoming
Onder een niet toerekenbare tekortkoming wordt verstaan: een tekortkoming die niet te wijten is aan de schuld van Pro Incentive en die noch krachtens wet, rechtshandeling of in het maatschappelijk verkeer geldende opvattingen voor haar rekening behoort te komen. Oorzaken van niet toerekenbare tekortkomingen zijn onder andere werkstaking, bovenmatig ziekteverzuim van het personeel van Pro Incentive, extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen en wanprestatie van derden van wiens diensten Pro Incentive gebruik maakt.
Indien de oorzaak van de niet toerekenbare tekortkoming van tijdelijke aard zal zijn, heeft Pro Incentive het recht de uitvoering van de overeenkomst zolang op te schorten, totdat de omstandigheid die de tekortkoming in de nakoming oplevert zich niet meer voordoet.
Is de situatie van de niet toerekenbare tekortkoming in de nakoming van blijvende aard, dan kunnen Pro Incentive en de opdrachtgever een regeling treffen over de ontbinding van de overeenkomst en de daaraan verbonden gevolgen.
 
13. Nederlands recht
Op alle aanbiedingen, overeenkomsten en de uitvoering daarvan is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.